III.- Documentación técnica
1.- Documentación de campaña.- Toda la documentación de campaña -libretas, croquis, monografías, planos, actas, cálculos, etc.- se confeccionó por triplicado, destinándose un ejemplar a la Presidencia de la Comisión Mixta, un ejemplar para Bolivia y otro para el Paraguay. En el curso de las Reuniones de la Comisión Mixta, ambas Delegaciones y la Presidencia procedieron al intercambio de la documentación que tenían en su poder a fin de que cada Delegación posea, para sus archivos, toda la documentación referente a la demarcación del límite.
2.- Actas:
a) Actas de las Reuniones Plenarias de la Comisión Mixta.- Hasta el Acta Nº 25, se labró un solo ejemplar original del Acta para la Presidencia de la Comisión, proporcionándose a los dos países copias mimeografiadas de la misma. A partir del Acta Nº26, se labraron tres ejemplares, una para cada país y otra para la Presidencia de la Comisión.
Con el fin de que cada país pueda contar con la documentación debidamente legalizada, uniforme y completa, Acta Nº 31, se tomó la siguiente resolución:
“Visto que de las Actas numeradas 1 al 25 de las reuniones de la Comisión Mixta, ambas Delegaciones sólo poseen copias y no los originales con duplicados como de las que corresponden a las de los números 26 al 30, la Presidencia de la Comisión Mixta resuelve entregar a cada Delegación dos ejemplares de dichas copias, legalizadas por la misma y selladas con los sellos de ambas comisiones en todas sus páginas”.
Por otra parte, en cuanto a la redacción de estos documentos, Acta Nº 28, se tomaron las siguientes resoluciones:
1º.-En el texto de las Actas de las reuniones de la Comisión Mixta, no figuran las opiniones de los Delegados en forma personal. La redacción deberá tener forma impersonal, pudiendo empero, cualquier Delegado pedir se deje constancia expresa de sus opiniones personales.
2º.-Las reuniones de la Comisión Mixta deberán efectuarse, en lo posible, cumpliendo lo establecido en el Artículo 1 º del Acta de 25 de noviembre de 1938 del Colegio Arbitral.
3º.-Las Actas de las reuniones de la Comisión Mixta se suscribirán al finalizar éstas, para evitar los inconvenientes ocasionados por cambios de Delegados y otras circunstancias.
En el encabezamiento de estas Actas, deberá figurar el siguiente texto: Acta número de la Reunión Plenaria de la Comisión Mixta Demarcadora de Límites Boliviano-Paraguaya (Paraguayo- Boliviana).
4º Todas las páginas de las Actas de las reuniones deberán ser selladas e inicialadas al margen, por el Presidente y por todos los Delegados y llevar en su parte superior, el número del Acta y la página respectiva.
5º Las Actas que anteriormente no hubieran sido firmadas por uno o más Delegados al término de las reuniones, serán transcritas en Acta posterior y conformadas por los Delegados actuantes en esta reunión, dejando constancia, si ello fuera necesario, dejando su oponen en los distintos tópicos tratados en aquella oportunidad.
Así. se ha procedido a partir del Acta Nº 28. El texto de todas las Actas de la Comisión Mixta, con sus anexos, se conservan en el archivo de cada una de las Partes.
b) Actas de ubicación de los Vértices.- Poseen carácter provisional, teniendo en cuenta que con ellas se justificó únicamente la operación inicial de marcar un punto condicional en el terreno donde se efectuarían las observaciones astronómicas cuyo resultado indicaría definitivamente la verdadera situación del punto del límite.
e) Actas de erección de los Hitos de I Orden.- El Artículo 39 del Reglamento de la Comisión Mixta dispone que: “las Actas que se relacionen con la erección de hitos de I Orden, .serán extendidas en papel romaní con el membrete de los respectivos países, en dos ejemplares por Parte, debiendo ser firmadas por los cuatro miembros de la Comisión y sellados con los sellos respectivos. En ella se hará constar en términos generales todos los datos referentes a la demarcación”.
Las Actas de los hitos trifinios, I ESMERALDA y XI CONFLUENCIA DE LOS RIOS NEGRO u OTUQUIS y PARAGUAY, fueron labradas con un ejemplar adicional para el tercer país colindante.
d) Actas de erección de los Hitos de II y III Orden.- En éstas se hace constar la erección de la totalidad de. los hitos de un tramo, entre dos hitos de I Orden, indicándose su forma, material, características y añadiéndose el plano o croquis del tramo en que se encuentran. especificando al mismo tiempo si se constituye como hito testigo.
Fueron suscritas por un solo Delegado por Parte, según lo dispone el Reglamento de la Comisión Mixta.
e) Actas de índole no especificada. - Según el Artículo 41 del Reglamento de la Comisión Mixta, “…ambas Partes podrán redactar si lo juzgan conveniente actas secundarias de todo trabajo técnico realizado”. En tal sentido se labraron actas referentes a: desaparición de hitos, levantamientos topográficos, estaciones astronómicas auxiliares, erección de hitos secundarios especiales, construcción de caminos, suspensión de labores, etc., que se adjuntan al legajo de documentos de la Comisión Mixta.
3- Cartografía.- Está compuesta por los 'siguientes documentos:
a) Monografías o croquis.- A escala aproximada, muestran la situación de los Vértices de I Orden con los detalles de sus inmediaciones. como caminos, construcciones, marcaciones subterráneas, etc. Las picadas internacionales y los Hitos de II y III Orden que en ellas se encuentran, también son objeto de croquis o planos a escala apropiada. La configuración topográfica de la mayor parte del límite, formada por una planicie boscosa, hace que estos croquis carezcan de más detalles que los formados por caminos, cañadas secas o con agua o pajonales. Todos estos croquis o planos se adjuntan a las Actas de erección respectivas.
b) Plano general de la frontera.- En Acta Nº 28, se aprobó la confección de un Plano General de la frontera en una faja de 5 km. a cada lado de la línea del límite y ajustado en principio a las siguientes condiciones: proyección conforme de Gauss-Krüger, teniendo como eje central el meridiano -60º, a escala 1:1.000.000 y hojas parciales a escala l:100.000. Los signos convencionales, dibujo, impresión y financiación del mismo serán objeto de estudio posterior.
En Acta Nº 30, la Presidencia presentó un Plano a escala 1:1.000.000 que después de algunas observaciones fue aprobado.
Posteriormente, Acta Nº 33, se resolvió dibujar el Plano a escala 1:1.000.000 tomando como base el Mapa Oficial de cada República, en una faja de 20 km. aproximadamente a cada lado de la línea límite. En Acta Nº 35, además del mapa a escala 1:1.000.000, se resolvió dibujar dos planos a escala 1:500.000, uno del Sector Oeste, desde Hito I al V y el otro del Hito V al XI del sector Norte.
Se resolvió finalmente que todos los planos se irán aprobando sucesivamente hasta el dibujo final al concluir la demarcación, en que serán declarados documentos legales de la demarcación.
4.- Memoria Final.- Se acordó que una vez terminados los trabajos fundamentales de la demarcación en el terreno, se procedería a redactar una Memoria Final que deberá ser publicada y entregada a los Gobiernos respectivos. Para ello, las Delegaciones se comprometieron a reunir todos los antecedentes y documentación de utilidad para la redacción.
En el Acta 55 se estableció que la memoria final conste de 3 tomos de acuerdo al siguiente detalle:
El primer tomo incluirá un detallado informe de las actividades realizadas desde 1938 hasta el año 2007, fecha en que la Comisión Mixta concluyó sus trabajos. Consigna además copia del Tratado de Paz, Amistad y Límites, del Laudo Arbritral, del Protocolo del 25 de noviembre de 1938 y del Reglamento de la Comisión Mixta.
El segundo tomo constituido por copias de las actas correspondientes a las 55 Reuniones Plenarias, así como sus anexos respectivos.
El tercer tomo constituido por copias de dos planos de la frontera a escala 1:500.000 correspondientes a los sectores Norte y Oeste así como diferentes mapas y croquis utilizados por la Comisión Mixta.
Se acordó un número de l.000 ejemplares, tamaño 25 x 18 cm. especificando empastados especiales para los Presidentes de ambas Partes así como de los países garantes y ejemplares rusticas necesarios.